এমএস এক্সেল এ Formula-র ব্যবহার

আজকে আমরা এমএস এক্সেল এ Formula ব্যবহার করে কিভাবে Logical Function এর কাজ করা যায় তা শিখব।

Logical Function :
একটি পূর্ণাঙ্গ রেজাল্ট শীটের উপর আমরা আজকে Logical Function এর কাজ শিখব। একটি ছাত্র সকল বিষয়ে পাস করল, নাকি কোন একটি অথবা একাধিক বিষয়ে ফেল করল এবং ছাত্রটির প্রাপ্ত নম্বরের উপর সে কোন গ্রেডে পাস করল সবধরনের ফলাফলই আমরা আজকে তৈরী করব।

# প্রথমে আমরা Result Sheet এর নিম্নরূপ একটি ছক তৈরী করি।

Excel Tutorial 12-1
# এখন আমরা উক্ত রেজাল্ট শীটের ৫ জন ছাত্রের রেজাল্ট তৈরী করব। অর্থাৎ পাস/ফেল এবং কোন ছাত্র কোন গ্রেডে উত্তীর্ণ হয়েছে তা তৈরী করব।

# Result এর Row তে প্রথম ছাত্র Rafiq সব বিষয়ে পাস করেছে নাকি কোন বিষয়ে ফেল করেছে তা Logical Function এর মাধ্যমে তৈরী করব। সেজন্য প্রথমে সেল পয়েন্টারটি G6 ঘরে রাখি।

# ধরি কোন বিষয়ে পাস করতে হলে কমপক্ষে ৪০ নম্বর পেতে হবে। তাহলে G6 সেলে নিচের সূত্রটি লিখে Enter প্রেস করি।

=IF(OR(B6<40,C6<40,D6<40),”Fail”,”Pass”)

# Enter প্রেস করার সাথে সাথে ফলাফল চলে আসবে। এখন উক্ত সূত্রটি কপি করে অন্যান্য ছাত্রের নামের পাশে Result এর ঘরে পেস্ট করলে সকলের ফলাফল তৈরী হবে।

Excel Tutorial 12-2

# Result এর ঘরে Pass অথবা Fail চলে আসবে। সেখানে সূত্র দেখা যাবে না। তবে Formula Bar এর মধ্যে সূত্রটি দেখা যাবে।

# এখন আমরা উক্ত ছাত্রদের প্রাপ্ত নাম্বার দিয়ে গ্রেড তৈরী করব। ধরে নেই গ্রেডিং পদ্ধতিটি হলো 80+=A+, 70+=A, 60+=B, 50+=C, 40+=D এবং 40-=F অর্থাৎ ফেল। তবে সূত্রের মধ্যে প্রথমে ছাত্রটি সব বিষয়ে পাস করল নাকি কোন বিষয়ে ফেল করল তা অন্তর্ভূক্ত করার জন্য Result রো এর ফলাফলটি সূত্রের আওতায় আনতে হবে। যদি ছাত্রটি ফেল করে তাহলে সে ‘F’ গ্রেড পাবে, অন্যথায় সে গ্রেডিং পদ্ধতির আওতায় আসবে।

# H6 সেলে নিচের সূত্রটি লিখে Enter প্রেস করি। =IF(G6=”Fail”,”F”,IF(F6>=80,”A+”,IF(F6>=70,”A”,IF(F6>=60, “B”,IF(F6>=50,”C”,IF(F6>=40,”D”,”F”))))))

# Enter প্রেস করার সাথে সাথে গ্রেডিং রেজাল্ট চলে আসবে। এখন উক্ত সূত্রটি কপি করে অন্যান্য ছাত্রের নামের পাশে Grade এর ঘরে পেস্ট করলে সকলের গ্রেডিং রেজাল্ট তৈরী হবে।

Excel Tutorial 12-3

# Grade এর ঘরে Result চলে আসবে। সেখানে কোন সূত্র দেখা যাবে না।

এমএস এক্সেল টিউটোরিয়াল Text Box, Header & Footer, WordArt, Symbol সম্পর্কে জানব।

Text Box :

# বিগত লেসনে আমরা কিভাবে Shape তৈরী করা যায় এবং Shape এর ভিতর কিভাবে লিখা যায় তা শিখেছি। MS Excel -এ সরাসরি Text Box তৈরী করে সেখানে লেখা যায়।

# Click Insert Menu

# Insert মেনুর Text Group এর Text Box আইকনের উপর ক্লিক করলে মাউস পয়েন্টারটি প্লাস (+) চিহ্ন আকৃতি ধারণ করবে।

# অতপর যে জায়গায় Text Box টি ইনসার্ট করতে চাই সে জায়গায় মাউস পয়েন্টারটি নিয়ে ক্লিক করে ড্রাগ করে মাউস বাটন ছেড়ে দিতে হবে। তাহলে উক্ত জায়গায় Text Box টি তৈরী হবে এবং বক্সটির ভিতর মাউস ক্লিক করলে কার্সর পয়েন্টার আসবে এবং তাতে লেখা যাবে।

Header & Footer :

# Insert মেনুর Text Group এর Header & Footer আইকনের উপর ক্লিক করলে Header Box আসবে।

# Header অথবা Footer Box সিলেক্ট থাকা অবস্থায় Design নামের আরেকটি নতুন মেনু আসবে। উক্ত মেনুর আইকনগুলোর সহায়তায় লেখা ডিজাইন, Page Number, Number of Pages, Date, Time, File Path, File Name, Sheet Name ইত্যাদি সিলেক্ট করতে পারি।

Header Footer

#এসব কাজ প্রয়োজনমত করার পর মাউস যেকোন সেলের উপর ক্লিক করলে Header Setting হয়ে যাবে।

# উক্ত মেনুর Go to Footer আইকনের উপর ক্লিক করলে Footer Box আসবে।

# তখন উক্ত মেনুর আইকনগুলোর সহায়তায় প্রয়োজনমত লেখা ডিজাইন, Page Number, Number of Pages, Date, Time, File Path, File Name, Sheet Name ইত্যাদি সিলেক্ট করে মাউস যেকোন সেলের উপর ক্লিক করলে Footer Setting হয়ে যাবে।

# Print Preview তে দেখলে Header & Footer যথাস্থানে প্রদর্শিত হবে।

WordArt :

# WordArt এর মাধ্যমে কোন লেখাকে বিভিন্ন ডিজাইনের মাধ্যমে প্রকাশ করা যায়।

# Insert মেনুর Text Group এর WordArt আইকনের উপর ক্লিক করলে লেখার অনেকগুলো ডিজাইন আসবে। পছন্দমত ডিজাইনের উপর ক্লিক করলে টেক্সট লেখার জন্য একটি বক্স আসবে।

Word Art

# লেখা শেষ করার পর মাউস যেকোন সেলের উপর ক্লিক করলে উক্ত স্থানে ডিজাইনকৃত লেখাটি তৈরী হবে।

Symbol :

# MS Excel -এ কাজ করার সময় বিভিন্ন ধরনের Symbol এর প্রয়োজন হতে পারে।

# Insert মেনুর Text Group এর Symbol আইকনের উপর ক্লিক করলে Symbol ডায়লগ বক্স আসবে।

# পছন্দমত Symbol টি সিলেক্ট করে Insert ক্লিক করলে কার্সর পয়েন্টার যে সেলের ভিতর ছিল সেখানে Symbol টি চলে আসবে।

নিন এমএস এক্সেল-এর কিছু র্শট কাট

Ctrl+Z Undo
Ctrl+C Copy,
Enter, Paste,
Ctrl+V Multiple Paste,
Ctrl+X Cut
Ctrl+F, Find,
Ctrl+H Find&Replace
Ctrl+P, Print,
Ctrl+S, Ctrl+F4, Alt+F4 Save, Close, Excel
Ctrl+Arrow Move to edge of region
Ctrl+* Select current region
Ctrl+A Select all cells
Ctrl+Home Select
Ctrl+End A1, Select last cell in used range
Ctrl+Shift+End Select from active cell to last cell in used range.
Ctrl+Shift+Home Select from active cell to A1
Ctrl+Page Down Move to the next sheet,
Ctrl+Page Up Move to the previous sheet
Ctrl+Tab Move to next open workbook
Ctrl+N Open new workbook
Shift+F11 Insert new worksheet
Shift+F3 Paste function window
=+FunctionName+Ctrl+A
Insert new function
Alt+F11 Open VBE
Ctrl+Shift+Enter Array formula
Ctrl+F3, Define
F3 name, Paste name
Ctrl+Spacebar Select
Shift+Spacebar columns, Select rows
Ctrl+1, Format
Ctrl+B, Ctrl+U cells, Bold, Underline
Ctrl+; Current
, Ctrl+shift+: date, Current time

নকে গুলো মাইক্রোসফ্ট এক্সেল শর্টকাট কি যা আপনাদের মাউস ছাড়া বা তাড়াতাড়ি কাজ করার ক্ষেত্রে কাজে লাগবে।

F1: Opens a help task pane
F1 + Ctrl: Opens or closes the help window
F2: To edit the text in the active cell
F2 + Shift: To write a comment in the active cell
F2 + Alt: Opens the save as dialog box
F3 + Shift: opens the insert dialog box
F3 + Ctrl: Opens the define name dialog box
F3 + Shift + Ctrl: Opens the create name dialog box
F4: To redo the last command
F4 + Ctrl: To close the workbook window
F4 + Alt: To close the excel program
F5: Opens the Goto dialog box
F5 + Ctrl: brings back to the first level of workbook
F6: To shift between help taskbar and the excel window
F6 + Shift: To goto the previous square in the open worksheet
F6 + Ctrl: If more than one workbook is open to switch between them
F7: To open spelling correction window
F7 + Ctrl: When workbook window is not maximised it will move the window
F8: To activate / deactivate extended mode
F9: Will calculate all the worksheets in all open workbooks
F9 + Shift: Will calculate the active worksheet
F9 + Ctrl: To Minimise the workbook window
F10: Will select the menu bar
F10 + Ctrl: To open minimised window
F11: Will create a chart using the current range
F11 + Shift: To select a new worksheet
F11 + Alt: To switch between visual basic editor and the worksheet
F11 + Alt + Shift: Opens microsoft script editor
F12: Opens save as dialog box
F12 + Shift: Saves the active workbook
F12 + Ctrl: To open the Open dialog box
F12 + Ctrl + Shift: Opens the print dialog box